Alors que les outils, les usages et les méthodes se renouvellent de plus en plus rapidement, le mode projet constitue un fondement solide sur lequel bâtir sa Transformation digitale.

Enrichi des pratiques éprouvées, notamment sur les projets IT, le mode projet sécurise la trajectoire de la transformation ainsi que son objectif final consistant souvent à développer une culture du décloisonnement, de la transparence et de l’innovation continue.

Après avoir adressé la question des singularités de la Transformation digitale dans un précédent billet, nous examinons dans cet article pourquoi le mode projet représente un atout indispensable de votre Transformation digitale, tout en tentant au passage une définition de cette dernière.

Définir la Transformation digitale

Qu’elle soit plutôt subie passivement ou conduite de façon proactive et maîtrisée, la transformation d’une organisation (entreprise privée, collectivité territoriale, fondation, ONG…) est, au final, toujours synonyme d’innovation.

Pour s’adapter à l’évolution de son environnement, conquérir de nouveaux marchés et gagner en compétitivité, l’organisation doit pouvoir transformer si besoin son business model, ses services et ses produits, ou encore renouveler sa façon de travailler et de produire de la valeur. Dans tous les cas, elle doit faire l’expérience d’un changement important, tant en termes d’amplitude que d’impact, impliquant de surcroît une action sur la durée et la mobilisation effective d’importantes ressources, notamment humaines. En bref, elle doit innover.

Or, on s’aperçoit qu’une telle transformation implique une mutation organique des composantes de l’organisation, au sens quasi biologique du terme, allant parfois jusqu’à impacter sa culture, voire son identité, son « ADN » si l’on veut (une fusion ou une restructuration par exemple peut redéfinir profondément la nature même d’une organisation).

Ceci est particulièrement vrai dans le cas d’une transformation digitale, qui implique a minima :

une modification des usages associée à l’utilisation des nouvelles technologies, débouchant elle-même sur une évolution des mentalités (rapport au travail, au partage de l’information, au management, à l’autorité…)
un changement du rapport à l’espace lié à la mobilité croissante des agents économiques facilitée par ces mêmes technologies
un nouveau rapport au temps, induit par le phénomène d’accélération collective caractéristique de l’économie digitale

Or, le mode projet est la façon la plus naturelle pour une organisation d’innover tout en conservant la maîtrise de sa trajectoire. Pourquoi ?

Le mode projet pour réussir votre Transformation digitale

Quand il est maîtrisé, le mode projet apparaît en effet comme le dispositif le mieux adapté pour conduire une telle transformation : il constitue un levier efficace, pour répondre aux enjeux de la digitalisation des outils, des pratiques et des relations ainsi que ceux de l’engagement des collaborateurs, de la proximité avec les clients ou encore de la collaboration avec les partenaires.

Plus encore, Transformation digitale et mode projet partagent une même philosophie dont la relation s’articule autour de trois piliers :

Emanciper les parties prenantes
Révéler et exploiter l’invisible
Décloisonner les pratiques

1. Décloisonner les pratiques

La transformation digitale constitue d’abord un facteur de décloisonnement et d’ouverture.

D’une part, via les outils et les technologies qu’elle introduit dans l’organisation (plateformes collaboratives, réseaux sociaux, portails clients/fournisseurs, terminaux mobiles, solutions de communication par IP, etc.), qui favorisent la collaboration et le partage d’information en interne comme avec l’extérieur.

D’autre part, via les nouvelles pratiques organisationnelles qu’elle facilite et promeut : associer les clients à l’élaboration de l’offre (par exemple en s’inspirant de la méthode Lean Startup), mobiliser des ressources externes pour le développement de nouveaux produits et services (Open innovation), ou encore revoir les modèles hiérarchiques traditionnels pour mieux associer les collaborateurs à la définition et au partage des objectifs stratégiques de l’organisation.

La transformation digitale, plus que toute autre, vise à remplacer le fonctionnement en silos dans lequel les organisations sont souvent enfermées, afin de favoriser l’innovation et le développement de nouvelles synergies entre les différentes parties prenantes internes ou externes à l’organisation. Une transformation digitale réussie est avant tout une transformation transversale globale.

Or, par son organisation-même, le mode projet introduit et stimule la transversalité : en intégrant des personnes issues de divers services internes (IT, métiers…), en associant des intervenants externes (partenaires, fournisseurs, consultants…), en imposant une méthode de travail commune, un planning partagé et des ressources mutualisées. Mais aussi en favorisant la circulation d’informations opérationnelles – jusqu’à alors « dormantes » ou détenues exclusivement par un service – et la circulation d’informations stratégiques, destinées tant aux stakeholders qu’aux collaborateurs impliqués dans le projet.

2. Révéler et exploiter l’invisible

La transformation digitale, c’est ensuite rendre apparent et utilisable ce qui était invisible jusqu’alors, notamment en faveur du développement de nouveaux services.

C’est fondamentalement le cas pour les initiatives d’analyse de données, où il s’agit par exemple de révéler le parcours et le comportement des clients – désormais de plus en plus souvent omnicanal – pour parvenir à personnaliser l’offre et optimiser les taux de conversion.

C’est aussi, dans l’industrie, la possibilité, grâce à des capteurs intelligents, de récolter des données relatives à l’usure des composants et d’anticiper des défaillances grâce à l’analyse prédictive. C’est donc rendre visible et intelligible un ensemble de données et de mesures jusqu’alors inexploités, soutenant ainsi l’efficacité (résultats / objectifs) et l’efficience (résultats / moyens) des organisations.

De son côté, l’organisation en mode projet agit toujours comme un révélateur, encourageant la transparence et le partage d’informations. Il permet, par exemple, de remettre en question des processus métiers défaillants, mais ancrés à ce point dans les habitudes qu’ils en étaient devenus transparents ou plus simplement d’optimiser, à la marge, parfois, un processus existant.

Il peut encore s’agir, par exemple, de données sur les comportements d’achats des clients en boutique, collectées par l’équipe en charge de la fidélisation, mais non croisées avec les visites sur le site e-commerce : un projet donne de la visibilité sur l’activité des différents services et permet de mettre en valeur les gisements de données déjà disponibles et pour lesquels parfois peu d’efforts seraient nécessaires pour en tirer parti.

3. Emanciper les parties prenantes

La transformation digitale est, enfin, un vecteur d’émancipation des collaborateurs (les anglo-saxons parlent plus justement d’empowerment).

Parce que le digital facilite l’acquisition de connaissances, via les forums, les MOOCS (FUN, Coursera, Open Classrooms…) et autres plateformes d’e-learning éventuellement développées en interne, il aide les collaborateurs à s’enrichir intellectuellement et à développer de nouvelles compétences de façon autonome, ce qui souvent se répercute positivement sur l’organisation dans son ensemble.

Par ailleurs, les méthodes agiles, issues du développement IT et qui tendent à investir d’autres fonctions de l’organisation, voire le management dans son ensemble, transforment les méthodes de travail traditionnel. Ce type d’approche basée sur l’expérimentation et des itérations courtes (élaborer une hypothèse, tester, évaluer, améliorer, recommencer) permet d’ancrer progressivement une dynamique vertueuse, qui incite au final les collaborateurs à développer des réflexes d’apprentissage en continu.

Plus encore, l’équipe projet et ses collaborateurs proches sont de facto en situation d’apprentissage collectif ; chacun est susceptible d’apprendre des autres, tout en donnant et recevant des feedbacks en temps réel. En ce sens, l’acquisition et le partage de connaissances et de compétences en continu est favorisé. En fin de projet, le retour d’expérience permet en outre d’évaluer a posteriori les bonnes et les mauvaises pratiques sur lesquelles capitaliser à l’avenir.

En conclusion, c’est parce que la maîtrise fine du mode projet insuffle dès le départ l’esprit et les ambitions de la Transformation digitale (décloisonnement, transparence, émancipation), qu’il constitue une base saine sur laquelle construire cette dernière.

Cet effet de synergie ne doit cependant pas faire perdre de vue à quel point les trois composantes doivent être articulées et animées ensemble, grâce à la mise en place d’une conduite du changement robuste et agile, pour développer l’engagement des collaborateurs et atteindre les objectifs fixés…

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